展示会来場者へのお礼メール 名刺交換から始めるマーケティング

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展示会は、多くのお客様に自社の商品やサービスを知っていただくことができる、非常に貴重な機会です。見込み顧客となりうる来場者とどのように接点を持ち、フォローしていくかが、売り上げ拡大のキーとなります。
ここでは、展示会にいらしたお客様と名刺交換をし、展示会への来場のお礼メールから始める、アプローチ・お礼メールの書き方について解説いたします。


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展示会でお客様から名刺・顧客情報をいただくには

展示会で獲得する名刺は、その後のマーケディング活動、テレアポ・商談に有効なアイテムです。しかし、ただ獲得すればいいというものではありません。製品に興味を持っていただく最初の接点になり、その後の商談・成約へ大きく影響を及ぼすので、お客様によりよい印象をもっていただけるようブースのレイアウト、対応シナリオをしっかりと準備しましょう。
また、名刺獲得目標数を設定し、名刺1枚あたりの獲得単価を全員で意識しておくことも大切です。

展示会での名刺交換

多くの人が往来している展示会ブースの外で名刺交換をいきなり申し出ることは難しいので、できるだけブースの中に入っていただきましょう。その際、パンフレットやノベルティなど来場者の興味を引き、声をかけるきっかけになるアイテムがあると成功率が上がります。ブースの中に入っていただき、商品やデモに触れていただく際に、改めて自己紹介を行い、自分から名刺を差し出しましょう。自分が差し出せば、相手も名刺を出してくれます。名刺交換では、強引でなく自然な流れを作ることがもっとも重要です。
展示会での名刺交換からいきなり商談に発生するケースは少ないので、デモや商品説明は短めに、1件1分~3分を目安にしましょう。展示会においては、リード(見込み顧客)獲得…つまり「多くの名刺を獲得する」ということが目的です。

名刺・顧客情報の上手な管理方法とは?

展示会でいただいた顧客情報は、リードとして登録・管理し、マーケティングオートメーション(マーケティング業務効率化ソフト)などを活用してリードナーチャリング(見込み顧客育成)を行いましょう。もっとも一般的な活用法はメールマーケティングです。メールでコミュニケーションを取る際に注意すべき点は「一斉メール」「一括メール」にしないことです。そのような雑なコミュニケーション方法にはお客様もうんざりしているのです。
いただいた名刺・顧客情報を登録する際に、必ず使っておきたいのが「タグ」などのしるしです。何月何日、どの展示会でお会いした方なのか、名刺をいただいたのが1回目なのか2回目以上なのかなど、来場者をマークすることでその後1対1のコミュニケーションを実現することが可能です。

名刺獲得、管理方法に続いて、次章では実際にメールを出す方法を解説しましょう。

展示会が終了したらお礼メールを出そう

展示会でいただいた名刺・顧客情報はその日、もしくは次の日までにリード管理ツールやマーケティングオートメーションに登録を終えましょう。展示会から時間が経過してしまうと来場者もブースの内容を忘れてしまいます。すぐにお礼メールを送るよう心がけましょう。

お礼メールのタイミング

一般的には、当日か翌日が望ましいと言われていますが、もっともいいタイミングはいつだと考えますか?実はベストなタイミングは、展示会が終わってすぐ…つまり、帰りの電車でお礼メールが読まれる想定です。つまり、メール原稿(テンプレート)は展示会の前日までに用意しておき、名刺リーダー・バーコードリーダーを駆使して展示会の最中にどんどん顧客情報をマーケティングオートメーションに登録し、終了時間にはお礼メールを配信するわけです。そうすれば「1番最初にお礼メールが届いた会社」とし
て印象に残りやすくなります。その機会を逃してしまうなら、逆に2~3日後のお礼メールラッシュが落ち着いたタイミングのほうがむしろいいかも知れません。

リードナーチャリングのシナリオ(バイヤージャーニー)

メールでのコミュニケーションは行き当たりばったりではうまくいきません。必ずシナリオ、いわゆる「バイヤージャーニー」を設計しておきましょう。下図のように、商談・成約までの道のりを時間軸とともに示すものになります。


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展示会来場のお礼メールは、その名のとおり「来場のお礼」とし、Web誘導・資料ダウンロードの誘導やセミナーの告知などライトなオファーにすることが望ましいでしょう。マーケティングオートメーションを使っている場合は、「とにかくWebページを訪問してもらうこと」を目的としたメールにしましょう。そうすることで、ブラウザのCookieデータと顧客情報を紐づけることができ、その後のアクションをどんどんパーソナライズ化(個々人に応じて最適化)することが可能になります。

展示会のお礼メールに商談の日程候補が書いてあるメールをしばしば見かけますが、このような強引な手法はおすすめしません。確かに展示会直後の商談獲得は多少多くなるかも知れませんが、警戒され嫌悪されるお客様も多く、その後のナーチャリングにマイナスの要素を残してしまいます。

お礼メールの書き方

それでは、展示会来場のお礼メールの書き方を解説します。名刺交換後、初の接触になるので細心の注意を払ってメール原稿を作成しましょう。もちろん、何名かで回覧し、誤字脱字がないことも確認してください。

基本構成

基本構成は以下のとおりになります。書き出しでお礼をお伝えし、その後本文に「オファー」(特典)を入れます。最後に結び、そして署名という構成になります。

タイトル(Subject)の付け方

メールのタイトル(Subject)は開封率を大きく左右する最も大切な部分です。ここが「お礼」のみであると、相手にどんな利益(ベネフィット)を提供しているのかが伝わりません。必ずオファーも入れるようにしましょう。

例文:

○○様【展示会名】ご来場のお礼、無料DL「国内MA最新情報」ホワイトペーパーのご案内

冒頭で○○様と個別化を図ります。展示会名は短縮名で文字数を減らし、お礼を前にしつつ、前半30字にベネフィットが見えるように意識しましょう。

書き出し

社名+お名前は必ず差し込みにして個々人に送る体裁にしましょう。また、メールの差出人は実在する個人名で行います。

例文:

{来場者の社名}
〇〇様
大変お世話になっております、{自分の社名}の●●です。
本日は{展示会名}にお越しいただき、誠にありがとうございました。
{製品名}は・・・(簡単な説明)・・・。〇〇様にとって有益な情報となりましたでしょうか?

3行目は本文へ流すような形式にしましょう。

本文

相手に対するベネフィットとなるオファーを本文に記載します。シンプルで分かりやすく書くようにしましょう。

例文:

今回はマーケティングオートメーションの国内最新情報を分かりやすい資料にまとめました。ご一読いただきますと、2014年から2016年の・・・・(短い説明)
ご登録不要・無料でダウンロードいただけますので、ぜひご活用くださいませ。
http://domain..com/url/?=XXXXXX

結び

上記のオファーに反応がなかった来場者に、もう一度別のオファーを入れながら締めくくるとクリックを促進できます。

例文:

{製品名}は・・・・のシーンなどでご活用いただいております。よろしければ事例をお読みいただければ幸甚です。
http://domain..com/url/?=XXXXXX
今後も〇〇様にご活用いただける情報やセミナーをご案内致したく存じます。
引き続きどうぞよろしくお願いいたします。

署名

署名はお礼メール専用ではなく、普段使っているものと同じもので大丈夫です。
名前、社名、部署名、住所・電話番号などの連絡先に加え製品のURLなどを入れましょう。

本文で気を付けたいポイント

一般社団法人日本ビジネスメール協会が2014年に行った調査では「50.56%がメールを受け取って不快な気持ち」であり、不快に感じた内容は「文章が曖昧」であることが37.69%でトップとなっています。オファーは分かりやすく簡潔に伝えるように心掛けましょう。

出典:「ビジネスメール実態調査 2014(平成 26 年)

お礼メールに以下のようなオファーを盛り込む際の注意点をご説明いたします。

セミナーに参加していただいた場合

展示会と同時に開催されるセミナーにもご参加いただいた方には、展示会だけの来場者とは内容の異なるメールをお送りすることが望ましいでしょう。次のオファーとしては、セミナーで使った資料・スライドをダウンロードできることをお知らせするのがおすすめです。かなりのクリック率が期待できます。合わせて次回の社内セミナーへの誘導を行いましょう。メール配信は必ず当日・翌日までに行いましょう。

より詳細な資料・情報を提供したい場合

資料ダウンロードを促す際には、製品情報だけでなく、読むことで得られる知識を提示することが大切です。「マーケティングオートメーションSATORI機能・詳細資料」とするより「マーケティングオートメーション活用事例」としたほうが読むメリットがあると感じられるはずです。資料を配布する際に、登録不要など時間を要さないということも本文に入れておくとクリック率が上がります。

次のアポイントを提案したい場合

次のアポイントをメールで提案するのは、展示会で興味を示した方に限定しましょう。そうでない場合は、1対1の商談ではなく、相談会・勉強会・ミニセミナーなど少人数でのグループコンサルティングのようなものが望ましいです。日程はいくつか選べるようにし、メール返信かフォーム入力で受付完了するようにしておきましょう。

展示会のお礼メールは、リードに個別に接触する初めての機会になります。ここで失敗してしまうと、商談に結び付く確率が下がり大きな機会損失です。もっとも大切なポイントは、シナリオ(バイヤージャーニー)をしっかり描いておくことです。そのシナリオにしたがって、オファーを簡潔に記載しましょう。ただの「お礼」で終わらせないメール配信を行うことがリードナーチャリングの第一歩です。

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