SFAとは？基本機能やCRMとの違い、活用ポイント

SFAは「Sales Force Automation（セールス・フォース・オートメーション）」の略称で、日本では「営業支援システム」と呼ばれます。
ここではSFAとは何なのか、主な機能やCRM・MAとの違い、導入のメリット、そしてSFAツールの選び方や活用のポイントを詳しく解説します。

SFA（営業支援システム）とは？

SFAとは「Sales Force Automation（セールス・フォース・オートメーション）」を略した言葉で、日本語では「営業支援システム」と呼ばれます。

SFAを用いれば、顧客情報や営業担当者の行動、商談などの進捗状況を管理することが可能です。また、蓄積された営業データを活用することで、営業活動の効率化・仕組み化につながります。

SFAの主な機能5つ

SFAには、主に「顧客管理」「案件管理」「行動管理」「商談管理」「予実管理」という5つの機能が備わっています。

それぞれ、どのような特徴を持つ機能なのか見ていきましょう。

1）顧客管理機能

各顧客の企業名や担当者の氏名、部署、役職、電話番号といった情報を管理する機能です。顧客情報を一元管理し、組織全体で共有できます。

また、既存顧客の業種や規模などの情報から、どのような企業が顧客となる可能性が高いのかを分析することができます。

2）案件管理機能

見込み顧客に対する提案内容や案件詳細、あるいは商談の停滞要因、見込み状況といった情報を管理する機能です。これらの情報を管理・分析することで、案件ごとに取るべき対応が明確になります。

営業組織全体で情報を共有できれば、担当者以外の視点から改善策などの意見を吸い上げることも可能です。

3）行動管理機能

営業担当者が日々どのように活動しているのか、その状況を可視化できる機能です。可視化したデータは収集・分析することにより、営業業務の効率化や生産性向上などに活用できます。

また、アポイント数や訪問数、提案数などの数値を把握することで、成果をあげている担当者のノウハウを共有したり、営業部門全体のパフォーマンス向上に役立てたりすることが可能です。

4）商談管理機能

商談の進行状況や案件詳細などの情報を管理する機能です。商談状況がリアルタイムで共有されるため、マネジメント部門から適切なアドバイスを受けやすくなります。

また、営業プロセスを見える化できるため、課題の発見から改善までを迅速に行えるようになり、成約率の向上につなげることができます。

5）予実管理機能

蓄積されたデータを分析することで、売上予測や実績管理を行える機能です。SFAツール上で設定した目標に対する達成状況を確認し、状況が芳しくない際には素早くフォローアップや軌道修正が行えます。

CRMやMAとの違い

MA（マーケティングオートメーション）は、見込み顧客（リード）の獲得から育成までの活動を自動化するツールです。

そして、育成された顧客は営業部門（インサイドセールス・フィールドセールス）へ連携されて商談へと進みますが、この際に進捗状況や受注などの管理にSFAが活用されます。さらに、商談後に顧客との関係性を維持・向上させ、継続的な売上へとつなげるために役立つのがCRM（顧客関係管理システム）です。

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SFAを導入するメリット

続いて、SFAを導入することで得られるメリットをご紹介します。

営業活動やノウハウの可視化

SFAによって、属人化しがちな営業活動やノウハウが可視化されます。より効率的に営業活動を進められるだけでなく、営業組織全体における営業力の底上げにも寄与するでしょう。

• 顧客との関わり方や案件の進捗などを見える化できる
• 蓄積、分析された情報を売上予測にも活かすことができる
• 営業部門の業務効率化や改善に役立てることができる
• 人材育成に活用することができる

営業効率の向上

営業活動に関する情報が一元管理されるため、営業効率の向上につながります。その結果、商談や既存顧客へのフォローなどにより多くの時間を割けるようになり、売上アップも期待できるでしょう。

具体的には、以下のような効果が期待できます。

• 営業日報や商談リスト、見積書の作成などの作業時間短縮
• 営業効率の向上や売上アップ

SFAツールを有効活用するためのポイント5つ

SFAツールをより有効に活用するためには、いくつかのポイントがあります。

1）SFAツール導入推進担当を決める

SFAツールは、導入後すぐに使えるというわけではありません。細かな設定やカスタマイズを経て使える状態にするほか、社内における使用ルールの策定、そして教育も必要です。SFAツールを導入する際は、事前にそれらを推進する担当者を決めておきましょう。

2）導入目的を明確にし、組織のニーズに合わせてカスタマイズする

営業プロセスを見直したうえで、SFAツールを導入する目的を明確にしておきましょう。この目的は管理者だけでなく、社内全体に周知させておくことが重要です。

そして、自社の業界やビジネスモデル、体制に合った機能を追加するなど、組織のニーズに合わせてSFAツールをカスタマイズします。

3）ルールを策定し、社内トレーニングを定期的に行う

SFAツールをどのように活用するのか、事前にルールを取り決めておきましょう。ルールが策定されていないと、情報に抜けが生じたり最新性が保てなかったり、十分に活用し切れない可能性があります。

そして、各個人がSFAツールを使いこなせるよう、定期的な社内トレーニングを実施してください。

4）ツールの運用を簡素化し、データの入力・更新を促進する

入力項目が多すぎると、担当者も入力作業を面倒に感じてしまいます。上司から指示がないと、積極的にデータを入力・更新してくれないというケースは少なくありません。

しかし、これではSFAツールを十分に活用することができないでしょう。SFAツールの運用はできるだけ簡素化し、担当者の負担を軽減することが大切です。

5）蓄積したデータを活用する仕組みをつくる

SFAツールは、顧客情報や案件情報を確認するためだけのツールではありません。蓄積されたデータを分析し、以後の業務改善などに活かすことが重要です。

たとえば、「動向分析」によってトレンドやニーズを把握できれば、最適な営業方針を策定できます。あるいは、成功・失敗にかかわらず商談の要因を分析することで、より成果につながる営業プロセスへの改善に役立つでしょう。

なお、こうしたデータ分析を行う際には、KPIを設定することも大切です。

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失敗しないSFAツールの選び方

SFAツールには、以下のようにさまざまな種類があります。

• Salesforce Sales Cloud
• Microsoft Dynamics 365 Sales
• eセールスマネージャー

ただし、ツールごとに特徴や機能は異なるため、自社の課題や状況に適したものを選ぶことが大切です。以下では、SFAツールを選ぶ際のポイントをご紹介します。

クラウドを選択する

SFAツールには自社構築型、パッケージ型、クラウド型の3種類があります。そのなかでおすすめなのが、クラウド型のSFAツールです。

クラウドには、以下のような特徴があります。

• 導入コストが低くスピーディに導入できる
• 社内のパソコン環境に左右されないので、パソコンのリプレイスにも影響を与えない
• スマートフォンやタブレットでもアクセスできるので、外出が多い営業部門にとって最適
• スモールスタートがしやすく、規模の拡張もスムーズに行える
• 導入してみて使いづらいと感じた場合、契約を解除すればそれ以上のコストは不要

クラウド型はコストを抑えられるため、初めてSFAツールを検討されている場合でも導入しやすいでしょう。また、スマートフォンなどのデバイスからでも使用できるツールであれば、直行直帰スタイルや多拠点、リモートでの営業活動にも対応できます。

機能性だけでなく、使い勝手の良さも確認する

必要な機能が備わっていることは大切ですが、使い勝手も重視したいポイントです。多機能でも、使いこなせなければ営業活動がかえって非効率化したり、営業担当者から不満が生じたりと、十分な効果が得られません。

SFAツールの多くは、デモ版やトライアル版が用意されています。複数のSFAツールを実際に試したうえで、使いやすいものを選んでください。

サポートが充実しているか確認する

導入前のアドバイスのほか、導入後の定着・活用の支援、成果につなげるノウハウの提供、実務的な利用法のレクチャーなど、サポート体制の有無や内容も確認しましょう。

特に初めてSFAを導入する場合、どのようにして社内へ浸透させるか、いかに活用して成果へつなげるかなど、わからないことが多いものです。
サポートが充実していればスムーズにSFAを導入し、有効活用するのにとても役立ちます。

カスタマイズの幅広さを確認する

細かな使い勝手を改善するためには、カスタマイズの幅が広い製品を選ぶことが重要です。まずは製品を試用したうえで、気になった部分のカスタマイズが可能かどうか、事前にベンダーへ確認しておくと良いでしょう。

使いにくさが残ったまま導入すると、社内で十分に活用できなかったり、思うような成果につながらなかったりする可能性があります。

他ツールと連携できるか確認する

SFAツール単体でも営業に関するデータの活用・分析は可能ですが、CRMやMAなどの他ツールと連携することで、さらに活用の幅が広がります。

そのため、他ツールと連携が可能かどうかは、SFAツールを選ぶうえでとても重要です。すでに自社で利用しているツール、あるいは導入を検討しているツールがあれば、事前に連携の可否を確認しておきましょう。

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MAツールも活用することで効果を最大限に！

SFAツールは、顧客情報や案件情報、営業担当者の活動状況などを収集・分析することで、営業活動の効率化や仕組み化を実現できます。しかし、SFAツールにはさまざまな種類があり、それぞれ特徴や機能が異なるため、自社の課題や状況に合ったものを選ぶことが重要です。

さらに、SFAツールの効果を最大限に引き出すには、MAツールとの連携がおすすめです。見込み顧客の獲得から育成・選別、商談、顧客との関係構築までのプロセスを円滑にし、マーケティング活動で得られたデータをより有効に活用できるようになります。

MAツールの機能や導入のポイントをまとめた資料をご用意しておりますので、以下よりぜひご覧ください。