【シリーズ3】セミナーの実施&アフターフォロー編(当日運営、アンケート、ウェブ更新)〜セミナー実績150回越えのSATORIが全て解説!〜

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【3シリーズ記事】セミナー実績150回越えのSATORIが全て解説します!セミナーの企画から集客、アフターフォローまで

従来の営業手法では顧客の興味を引くのが難しい、もっと確度の高い見込み顧客と出会いたい、といったときに有効なのが「セミナー開催による顧客育成と商談化」です。直近1年で無料セミナーを150回以上実施し、2,000人以上を集客した実績を持つSATORIが、企業のマーケティング担当者に向けて、セミナー開催を成功させるためのポイントを解説します。特に、比較的高額で検討期間が長い商品や、競合との違いを説明するのが難しい商品を取り扱う皆様には、参考にしていただけるノウハウが満載です。


セミナー当日編

第一回と第二回では、マーケティング担当者がセミナーを開催することになったら、どのように企画をすすめて集客を行えば良いのか、様々なヒントをご紹介してきました。最終回の今回は「セミナーの実施&アフターフォロー」をテーマに、これまで準備してきたセミナーをスムーズに実施するために知っておきたい要点を解説します。

講師はアイスブレイクで会場を味方につけよう

成功するセミナーには「感動させる」仕掛けがあり、セミナー講師は自己紹介から話し始めると良い、ということを当連載の第一回でお話しました。
この冒頭の自己紹介は、「アイスブレイク」の一種です。アイスブレイクとは、初対面の人が集まるぎこちない場などにおいて、人々の緊張をほぐして場を和ませるために用いられるテクニックで、自己紹介の他にもクイズやゲームなどの方法があります。

セミナー当日を迎え、会場に参加者が集まり出すと、なんとなく「今日はノリが良さそうだ」とか「今日はクールな感じだな」という雰囲気が感じ取れるものです。その時々の雰囲気にのまれて緊張しないように、セミナーの本題に入る前にも、ちょっとしたアイスブレイクを行うことをルーティーンにしておくのがおすすめです。

セミナー冒頭のアイスブレイクは、たとえば次のようなごく簡単なものでOKです。
ポイントは、参加者が立ったり座ったりして体を動かす必要があり、初対面同士でも無理なく行える内容にすることです。

a.人数の多い集客セミナーでは…

「参加者全員とジャンケン大会をする」
セミナーの内容に関連するプレゼント(たとえば登壇者の著書など)を1、2点用意しておき、登壇者との全員ジャンケンに勝ち残った人に手渡すのも良いでしょう。

b.数十人規模の育成セミナーでは…

「参加者に近くの人と名刺交換をしてもらう」
名刺交換をするときは誰でも自然と笑顔になりますし、セミナーを仕事や知的交流のきっかけにしたいと考えている参加者にもメリットがあります。

c.参加者が数人の受注セミナーでは…

「参加者全員が自己紹介をする」
ごく少人数のセミナーの場合は、講師だけでなく参加者にも1〜2分ずつ持ち時間を与えてお互いに自己紹介をすると、その後の進行がグッとスムーズになります。

1つ大事な注意点は、遅刻者がいると、せっかくのアイスブレイク効果が台無しになる場合があるということです。とくに少人数のセミナーでは進行への影響が大きいので、参加者には、前日のリマインドメールなどで「セミナー開始10分前までに着席してほしい」ということを伝えておくことが大切です。

b.の名刺交換に関しては、できればセミナー講師も参加者全員と行うことが望ましいです。育成セミナーや受注セミナーの規模ならさほど難しいことではないので、名刺交換の時間をタイムスケジュールに組み込むようにしてみてください。

c.の自己紹介は、SATORIの小規模セミナーでも行っていて、参加者にはこちらで用意した自己紹介シートへの記入をお願いし、初めにその内容を読み上げてもらいます。主催側が考えた設問に沿って自己紹介をしてもらえば、会話の糸口を掴みやすくコミュニケーションが盛り上がります。少人数の受注セミナーを成功させるためには、こうしたインタラクティブな要素を強める工夫が不可欠です。

SATORIが使用している自己紹介シートの雛形も、参考にしてみてください。

SATORIが使用している「自己紹介シート」をダウンロードする


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また、セミナーを地方開催する場合は、「開催地のご当地ネタ」を披露することも検討してみましょう。ただし、事前に名産品や名所などに関するリサーチをきちんとして、「私はセミナーが終わったらこれを食べに行く」「実際にこれを見たけれど感動した」といった体験談として話さないと、かえって場を冷たくする恐れがありますので注意しましょう。

アポイントにつながるアンケート作成のコツ

セミナーで参加者に配布する資料は、主に発表内容の資料(スライドの一部など)、アンケート、製品の販促資料などがあります。セミナー講師のなかには、聴くことに集中してほしいとの理由から発表資料を配布しない人も多くいます。また、製品情報を知りたければ別のセミナーに来てほしいとの理由から、詳細な販促資料を渡さない場合もあります。しかしどんなときでも、「セミナーアンケート」は欠かさず実施しましょう。

アンケートを取る目的は、主に3つあります。1つ目はセミナーに対する参加者の感想を集めて今後の改善検討に役立てること、2つ目は参加者が抱えている業務上の課題を聞き出し、製品への興味関心度合いを確認すること、そして3つ目はアンケートの記入内容をサイトに掲載する許可を取ることです。セミナーアンケート用紙を作成するときは、この3つに関する設問を含めるようにします。

アンケート用紙の構成は、たとえばこのようになります。

1:文章 セミナーのタイトル
2:文章 参加者へのお礼、アンケートのお願い
3:記入欄 社名、氏名
4:設問 各講師によるセッションへの感想を尋ねる(満足度を5段階評価などで評価する欄と、感想の自由記入欄を設ける)
5:設問 参加者が抱えている業務上の課題は何か尋ねる
6:設問 営業担当からの具体的な提案や、次のセミナーへの参加を希望するかどうかを尋ねる(セミナーは直近の開催日を示す)
7:設問 上記内容をウェブに掲載して良いかどうか尋ねる(実名掲載の可否も確認する)
8:設問 個人情報保護方針について(共催セミナーの場合は全社分の方針を記載する)

6の設問にあるように、他にも参加してもらいたいセミナーがある場合は(たとえば育成セミナーの参加者に、受注セミナーにも参加してほしいときなど)、そのセミナーの直近の開催日を具体的に示しましょう。「次のセミナーに興味がありますか?」と聞くのではなく、「どの日に参加したいですか?」と聞き、日付を選ぶタイプの設問を用意すると、次のアポイントを獲得しやすくなります。

7の設問では、各セッションへの感想などをウェブに掲載しても良いかどうかを尋ねていますが、このとき必ず、実名掲載の可否についても確認しましょう。これはとても大事なことで、許可が取れた感想文をセミナー告知ページなどで「参加者の声」として紹介すれば、次回以降のセミナー集客に大変役立ちますし、実名入りならば説得力の大幅アップが期待できます。

また、SATORIではアンケートの記入率・回収率を上げるための工夫として、アンケートを「振り返りシート」という名前にしています。また、アンケートへの記入を後回しにすると、参加者は面倒くさく感じたり、時間が足りなくなったりしがちです。アンケートは後回しにせず休憩時間などに、「ぜひこのセミナーの振り返りもかねて記入してみてください」などと司会者が呼びかけ、しっかりと書き込んでもらえるようにしましょう。

SATORIが使用しているセミナーアンケートの雛形も、ご参考にしてください。

SATORIで使用している「セミナーアンケート」の雛形をダウンロードする


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当日のセミナー進行と司会者の役割

セミナー当日の進行がスムーズにいくかどうかは、司会者の力によるところも大きいです。必ずセミナー講師とは別に、司会の担当者を決めましょう。
基本的に司会者は、マーケティング部から選出されて、次のような業務を兼任することが多いです。また、参加者の遅刻対応が発生する可能性もあるので、受付と入室の誘導要員として、スタッフを増員できるとなお良いです。

司会者の役割

  • 司会
  • タイムテーブルに沿った進行管理
  • 会場の設営と後片付け
  • 参加者の受付と入退室の誘導
  • セミナーの写真撮影
  • 設営から片付けまでのタイムテーブル

    以下は、セミナーのタイムテーブルの一例です。午後の時間をほぼ丸々使った30人規模の育成セミナーで、1人30分のセッションを4種類組み合わせた内容ですが、1人60分のセッションを2種類行う内容にアレンジすることもできます。
    会場を借りている場合は、事前に取り決めた退出時間を厳守することが大事です。

    遅れが発生しても多少は調整できるように、トイレ休憩をはさんで前半と後半に、各5〜10分の時間的余裕を持たせておくのがおすすめです。

    トータルの所要時間:約270分(4時間半)
    準備時間:約60分 30分 会場の設営、資料配布
    30分 参加者の受付、入室の誘導
    講演時間:約140分(30分×4セッション、休憩込み) 5分 主催側の挨拶
    30分 1つ目のセッション
    5分 予備:開始時間の遅れを考慮し5分余裕を持たせる
    30分 2つ目のセッション
    10分 トイレ休憩
    30分 3つ目のセッション
    30分 4つ目のセッション
    撤収時間:約70分 40分 アンケート記入、個別名刺交換などの時間を含めて、40分間で全員退出させる
    30分 片付け

    ◆セミナー当日にやるべき5つのこと

    セミナー当日は、参加者がセミナーに集中できる環境を作り出せるように、スタッフ全員で気を配りましょう。ここでは、司会者が担当する業務の主なポイントを解説します。

    1.音楽と香りで参加者の頭をスッキリとさせる

    会場には音楽を流し、アロマの香りを炊いておくのもおすすめです。しかし、参加者をあまりリラックスさせると眠くなってしまうので、頭をスッキリさせるような音楽や香りを選ぶと良いでしょう。
    音楽なら、癒し系のゆっくりとしたヒーリングミュージックではなく、少しリズム感やテンポが良いボサノバのような音楽や、カフェミュージックが定番です。
    香りは、スッキリとした樹木系か柑橘系が良いです。アールグレイの香り付けに使われている柑橘系の香りで、苦手な人が少ないと言われているベルガモットなどはいかがでしょうか。

    2.資料の配布

    セミナーでは、資料を受付で渡す方法と、あらかじめ机に配布しておく方法が考えられますが、おすすめは後者です。机に配布するときのポイントは、人数分の資料を全て配り切らないようにすることで、まず資料の半数(参加人数の半分)を会場前方の席に配っておき、その席が参加者でほぼ埋まったら、すぐ後ろの席にも残りの半数を配っておくようにしましょう。こうすると、前方から席を埋めていくことができます。少人数の場合もスカスカに見えるのを防ぐことができ、セミナー風景も撮影しやすくなりますので、ぜひ実践してみてください。

    3.参加者へのルール説明

    基本的なことですが、トイレや喫煙スペースの場所、場内での飲食可否などのルールは、セミナー開始前に簡潔に伝えます。とくに規模が大きく長時間にわたるセミナーでは、ノートパソコンの持ち込みが多くなり、タイピングの音や振動が他の参加者の集中力をそぐ原因になりがちです。あらかじめ主催者から周囲への配慮をお願いするなど、参加者が気持ちよく過ごせるように気を配りましょう。

    4.登壇者を「先生」と呼んで迎え入れる

    司会者が登壇者を紹介する際に、「○○先生」と呼ぶべきかどうか迷うこともあるのではないでしょうか。「先生呼び」はそれだけで講師の格があがり、話す方も聴く方もセミナーに身が入りやすくなると言われていますので、共催セミナーなどで試してみてはいかがでしょうか。

    5.セミナーの写真撮影、動画撮影

    セミナー風景を撮影し、後で社内報告書や、ウェブサイト更新、セミナー募集ページなどに有効活用します。必要なアングルは、会場入口の立て看板を入れた写真、登壇中のセミナー講師の写真、後方から参加者と会場全体を入れた写真などです。写真や動画の撮影時および使用時も、個人情報の取り扱いには十分注意しましょう。

    セミナー風景の動画撮影は、プロモーションに利用することも考えられます。
    たとえばFacebookでは、2016年にFacebookライブ動画という新機能をリリースしており、ページ上で撮影中の動画をリアルタイム配信できるようになりました。スマホから簡単に撮影とアップロードができて、配信中の視聴者数の変動も確認できます。目を引きやすい動画を公開することで、ページビューやセミナーへの注目を集める効果を期待できます。

    セミナー終了後にやるべき5つのこと

    セミナーが終わったらホッと一息つきたいところですが、すぐにやっておいた方が良いことがあります。アフターフォローのポイントをまとめました。

    1.アフターフォローメールの送信

    セミナー参加者へのお礼メールは、なるべく当日中に送信します。そのためメール文は前日までに用意して、セミナー終了後に来場者だけに一斉送信できるよう準備しておきます。
    SATORIで使っているフォローメールの雛形をご紹介しますので、ご参考にしてください。

    >SATORIで使用している「セミナー参加お礼メール」の雛形をダウンロードする

    なお、セミナー欠席者に関しては、早急にフォローメールを送信する必要はありませんが、「一度セミナーに申し込んだがキャンセルしたリード」として管理し、次回のセミナーの案内を送るようにすると良いかもしれません。

    2.アンケート結果の共有

    セミナーで回収したアンケートは、一両日中に結果をまとめて共催各社と情報を共有します。
    参加者の満足度を集計した結果が良ければ、同様のセミナーを告知する際に「参加者の満足度95%以上のセミナー」などと使うことができます。しかし、参加者の満足度をそのままセミナーの成果と捉えることはできません。セミナーの成果は、アポイントや受注といった目的のアクションにつなげられるかどうかにかかっていますので、より重要なのは参加者へのアフターフォローとなります。

    3.アポイントが見込める参加者のフォロー

    セミナー終了後、アポイントを希望している参加者については営業担当に報告し、1週間以内にアポイントを取ります。
    アポイントを希望していない参加者についても、連絡を取ってみるとアポイントにつながることがあります。ただしやみくもに連絡しても効率的ではないので、まずマーケティングオートメーションでリード管理を行いながら、1ヶ月以内にメールマガジンを開封した人や自社サイトを再訪した人に対して、電話フォローを行うと良いでしょう。

    4.社内用セミナーレポートの作成

    マーケティング担当者が社内用のレポートを作成するときは、成果についてきちんと報告する必要があります。初めに設定したセミナー開催の目的は、達成することができたでしょうか? 集客セミナーであれば新規のリードを、育成セミナーであれば受注セミナーへの申し込みや個別アポイントを、それぞれ何件獲得できたのかが重要です。要は「次段階に進んだ顧客の件数」がセミナーの成果と言えるでしょう。その他の指標としては、「事前の告知数に対する応募数」「応募数に対する参加率」「参加者の満足度」などがありますので、これらの点もまとめておきましょう。

    5.参加者の声をWEBサイトに掲載する

    アンケートで得られたセミナーへの感想は、「参加者の声」としてできるだけ自社サイトに掲載します。アンケート内で掲載許可を取っておけば、後の作業がスムーズです。直筆のアンケート用紙をそのままスキャンして実名とともに掲載できれば、次のセミナー告知や集客に効果的です。直筆だと読みづらい場合には、テキストデータも併せて掲載すると良いでしょう。

    さいごに

    セミナー講師がセッションをそつなくこなせるようになるまでには、最初の登壇から半年はかかると言われています。しかし事前の準備とトレーニングを怠らず、実地で経験を重ねていけば、やがて自身のスキルとブランド力の向上につながり、セミナー講師としての説得力を増すことができるでしょう。
    マーケティング担当者にとっても、セミナー運営は重要なスキルの1つになってきています。当連載でご紹介した内容が、セミナーによる集客や商談化に注力されている皆様にとって、お役に立ちましたら幸いです。

    「セミナー当日&実施後にやることリスト」をダウンロードする


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    おすすめ記事:合わせてお読みください

    1.セミナーの企画編(セミナーの位置づけ、目標設定、ストーリーの作り方)

    2.セミナーへの集客編(ターゲット設定、露出方法、LP、リマインドメール)

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